Texto Completo acta: 160E34
DECRETOS
Nº
30640-H
(Este decreto
ejecutivo fue derogado por el artículo 21 del Reglamento para el funcionamiento
de las proveedurías institucionales de los Ministerios de Gobierno, aprobado
mediante decreto ejecutivo N° 44027 del 14 de marzo de 2023)
(Nota de
Sinalevi: Mediante el artículo 11 del Reglamento interno de la Comisión de
recomendación de Adjudicaciones, del Consejo nacional de Vialidad, aprobado
mediante acuerdo N° 11
del Acta N° 60-2023 de la sesión ordinaria de fecha 18 de
setiembre de 2023, se acordó dejar sin efecto la integración de la Comisión de
Recomendación de Adjudicaciones, conformada bajo el presente decreto ejecutivo,
el cual se encuentra derogado.)
LA PRIMERA VICEPRESIDENTA
EN EJERCICIO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE HACIENDA
En ejercicio
de las atribuciones que les confiere los artículos 140, incisos 3) y 18) y 146
de la Constitución Política, y en los artículos 129 de la Ley Nº 8131 del 16 de
octubre del 2001, Ley de la Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos, y 105 de la Ley Nº 7494 de 2 de mayo de 1995, Ley de
Contratación Administrativa.
Considerando:
1º-Que el
numeral 128 de la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos señala que a la entrada en vigencia de dicha ley, toda
referencia en la legislación vigente a la Proveeduría Nacional, corresponderá a
la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
2º-Que
conforme con lo ordenado por esta última Ley en sus artículos 97 y siguientes,
la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa
constituye el órgano rector del denominado Sistema de Administración de Bienes
y Contratación Administrativa, correspondiéndole entre otras funciones la de
"supervisar las proveedurías institucionales de la Administración Central
para asegurarse de la ejecución adecuada de los procesos de contratación,
almacenamiento y distribución o tráfico de bienes". (Artículo 99, inciso
e) de dicha Ley).
3º-Que la
Procuraduría General de la República en su pronunciamiento Nº C-242-99 de fecha
14 de diciembre de 1999, concluyó ante una consulta que le formulara la
entonces Proveeduría Nacional que "el proyecto de Ley de Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos otorga la competencia para
realizar los procedimientos de contratación administrativa a las proveedurías
institucionales", por lo que "a partir de la entrada en vigencia de
la nueva ley, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa carecería de competencia legal para realizar dichos
procedimientos".
4º-Que,
asimismo, la Procuraduría General de la República concluyó en el referido
pronunciamiento que "en tanto se organizan las proveedurías
institucionales o se consolidan las existentes, de manera que puedan asumir
eficientemente su función, el Poder Ejecutivo podría confiarle a la citada
Dirección el concluir los procedimientos de contratación iniciados por la
Proveeduría Nacional, así como los procedimientos de los Ministerios que no
tengan proveedurías institucionales hasta por el plazo que determine el
Ejecutivo".
5º-Que el
párrafo tercero del artículo 105 de esa misma Ley dispone que "el Poder
Ejecutivo regulará mediante Decreto, la organización y el funcionamiento de las
proveedurías institucionales que considere pertinente crear dentro del Gobierno
Central".
6º-Que el 26
de octubre del 2001 se promulgó el Decreto Ejecutivo Nº 29913-MP-H, mediante el
cual se otorgó competencia a la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa, hasta el 30 de junio del 2002, para continuar
realizando los procedimientos de contratación administrativa de los Ministerios
que no contaban con una Proveeduría Institucional constituida.
7º-Que al
promulgarse el pasado 16 de octubre del 2001 la Ley de Administración
Financiera de la República y Presupuestos Públicos Ley Nº 8131, en concordancia
con el Decreto Nº 29913-MP-H del 26 de octubre del 2001, ha surgido la
ineludible obligación de crear, además de las ya constituidas por Decreto
Ejecutivo, las Proveedurías Institucionales en todos y cada uno de los
Ministerios de Gobierno y regular su funcionamiento y organización. Por
tanto,
Decretan:
El siguiente:
Reglamento para el Funcionamiento de las
Proveedurías Institucionales
de los Ministerios de Gobierno
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Definición
funcional de Proveeduría Institucional. Las Proveedurías Institucionales serán
las competentes para tramitar los procedimientos de contratación administrativa
que interesen al respectivo Ministerio, así como para realizar los procesos de
almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario
permanente de todos sus bienes.
Ficha articulo
Artículo 2º-Marco jurídico. En el cumplimiento de sus funciones, las Proveedurías Institucionales deberán observar cumplidamente el ordenamiento jurídico vigente, y, de manera especial, las disposiciones del presente Reglamento, las normas, principios y los procedimientos de contratación administrativa que establecen la Ley Nº 7494, Ley de Contratación Administrativa, y su Reglamento General, la Ley N° 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, y su Reglamento, Decreto Ejecutivo Nº 30058-H-MP-PLAN, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que resulten aplicables por razón de la materia.
Ficha articulo
Artículo 3º-De su relación con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Las Proveedurías Institucionales como partes operativas del denominado Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa establecido por la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131, estarán bajo la supervisión de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y deberán acatar las políticas, directrices, instrucciones, normas técnicas, manuales y procedimientos que establezca la indicada Dirección General en las áreas de su competencia, así como de suministrarle la información y rendirle los informes que aquélla les solicite, o le exija la legislación vigente.
Ficha articulo
Artículo
4º-De la Plataforma tecnológica. La plataforma tecnológica que la
Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa designe, será el
instrumento obligatorio para que la Proveeduría Institucional de cada
Ministerio ejecute los procedimientos de contratación administrativa, y será
utilizada por la primera, para cumplir su función fiscalizadora.
(Así
reformado por el artículo 48 del Reglamento para la utilización del Sistema de
Compras Gubernamentales "Comprared", aprobado mediante decreto
ejecutivo N° 39065 del 6 de abril de 2015)
Ficha articulo
Artículo 5ºDe la posibilidad de
delegación. Los Ministros de Gobierno, o máximos jerarcas de la institución, podrán
delegar la decisión final a adoptar en los procedimientos de contratación administrativa
y la firma del Pedido, siguiendo al efecto las disposiciones y observando los límites que
establecen la Ley General de la Administración Pública y la Ley de la Administración
Financiera y Presupuestos Públicos, en materia de delegación de competencias.
La resolución que se elabore para la
delegación de dichas funciones deberá ser comunicada a la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y publicada en el Diario Oficial
La Gaceta.
(Así REFORMADO por artículo 1° del Decreto
Ejecutivo No 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de
noviembre de 2003.)
Ficha articulo
Artículo 6º-De la competencia para dar la orden de inicio de los procedimientos de contratación. Los responsables de los programas presupuestarios o de proyectos de cada Ministerio, salvo disposición en contrario del máximo Jerarca, serán los competentes para dar la orden de inicio en cada procedimiento de contratación administrativa.
Ficha articulo
Artículo 7º-Inicio del procedimiento. El procedimiento de contratación se inicia con la respectiva decisión escrita, emanada del órgano o funcionario competente, quien deberá dejar constancia sobre la necesidad de la contratación, de su justificación y procedencia según el Programa de actividades y adquisiciones de la Administración o del Plan Nacional de Desarrollo, deberá dejarse constancia también de que se han ejecutado las condiciones para el cumplimiento del procedimiento, entre las cuales se encuentran la realización de los estudios técnicos y legales pertinentes.
En los casos en que se requiera de erogación de recursos económicos, debe emitirse la constancia de la disponibilidad presupuestaria suficiente para enfrentar las obligaciones por contraer.
De igual manera, deberá dejarse constancia expresa sobre los recursos humanos y materiales de los que dispone o llegará a disponer el Ministerio para verificar el fiel cumplimiento de la ejecución del objeto del contrato por el adjudicatario correspondiente, tanto cuantitativa como cualitativamente, o el señalamiento expreso de cuál será la unidad administrativa interna responsable de tal verificación, cuando así proceda.
A los efectos indicados, se deberán observar, en lo fundamental, las regulaciones que establecen los artículos 7º, 8º y 9º de la Ley de Contratación Administrativa y 9, 10 y 11 del Reglamento General de Contratación Administrativa.
Una vez cumplida la etapa anterior, el expediente de contratación así iniciado, será remitido a la Proveeduría Institucional para que ésta tramite el procedimiento de contratación administrativa que corresponda y disponga lo pertinente en la fase de ejecución contractual, conforme con las directrices y manuales de procedimientos que emita la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
Ficha articulo
CAPÍTULO II
Funciones y estructura organizativa básica
de las proveedurías institucionales
Artículo 8º-Funciones Generales de las Proveedurías Institucionales. Las proveedurías institucionales contarán con una estructura organizativa básica que les permita cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes, para lo cual cada Ministerio deberá adoptar las medidas que correspondan para dotar a dichas unidades de los recursos humanos y materiales indispensables, a más tardar al 31 de diciembre del 2002.
Ficha articulo
Artículo 9ºDe la verificación por las Proveedurías
Institucionales del cumplimiento de los requisitos previos esenciales en los
procedimientos de contratación. En los procedimientos de contratación
administrativa, las Proveedurías Institucionales deberán velar porque conste en cada
expediente, el cumplimiento de los siguientes requisitos previos, sin perjuicio de la
responsabilidad que le es propia al órgano o funcionario emisor de la orden de inicio del
mismo:
a) Existencia de la decisión administrativa de dar inicio al
procedimiento de contratación, emanada de autoridad competente. Dicha decisión
encabezará el Expediente Administrativo que, en cada caso, deberá necesariamente
levantarse.
b) (DEROGADO por el artículo 2 del
Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de
noviembre de 2003.)
c) Que la necesidad de la contratación se encuentre debidamente
justificada en el expediente, por quien corresponda.
d) Verificación presupuestaria. Cuando el contrato implique erogación
de recursos económicos, se constatará que el órgano competente haya verificado la
efectiva disponibilidad de recursos para atender la obligación por contraer, o bien la
existencia de financiamiento legalmente obtenido, o la obtención, en casos especiales, de
las autorizaciones de los entes competentes que correspondan. Deberá verificarse,
asimismo, la existencia del documento de ejecución presupuestaria pertinente, debidamente
tramitado conforme a la ley, y en su caso certificación emitida por la correspondiente
autoridad financiera institucional, en que conste que existen fondos suficientes para
hacer frente al eventual obligación pecuniaria.
e) Verificación de las especificaciones técnicas y características
de los bienes, obras o servicios que se requiera, y, cuando corresponda, se verifiquen los
plazos de entrega o de ejecución, valor estimado del negocio, entre otros. Esta
verificación deberá ser efectuada atendiendo a la naturaleza del objeto contractual que
se promueva y a las circunstancias que en cada caso concurran.
(REFORMADO por el artículo 2 del
Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de
noviembre de 2003.)
f) (DEROGADO por el artículo 2 del
Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de
noviembre de 2003.)
Ficha articulo
Artículo 10.Funciones específicas de las Proveedurías
Institucionales. Las Proveedurías Institucionales tendrán las siguientes funciones
específicas:
a) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes
relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda.
b) Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o
privadas relacionadas con sus funciones.
c) Realizar las labores de Planeamiento y/o programación que
correspondan para el mejor desempeño de sus funciones.
d) En licitaciones y compras directas, confeccionar el cartel o pliego
de condiciones y tramitar el procedimiento hasta la emisión del pedido*.
*(REFORMADO por artículo 14 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
e) Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes
muebles, inmuebles, o semovientes.
f) Recibir, custodiar y dar seguimiento a las garantías de
participación y cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos
procedimientos de contratación, y recomendar en el ámbito interno del Ministerio lo
pertinente en punto a su ejecución o devolución, según corresponda.
g) Proceder en coordinación con los técnicos de la institución, con
las labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que ingresen al
respectivo Ministerio.
(REFORMADO por artículo 3 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
h) Ejercer control y darle el debido seguimiento actualizado a través
de un Inventario permanente a todos los bienes del Ministerio, según la reglamentación o
manuales técnicos que se dicten sobre el particular.
i) En importaciones, tramitar todo lo que corresponda a pagos al
exterior, trámite de exenciones de impuestos y desalmacenaje de mercaderías.
j) Registrar y mantener actualizado la información de todos los
procedimientos de contratación administrativa en el Sistema electrónico de compras
gubernamentales Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas(*), a fin de brindar información oportuna, confiable, y
transparente a los administrados, respetando los procedimientos emanados por la Dirección
General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del
decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema
Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso
de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de
contratación administrativa", anteriormente indicaba
"CompraRed")
k) Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de
contratos, y en su caso imponer las respectivas sanciones. De imponerse a sanción alguna,
deberá comunicar al registro de Proveedores de la Dirección General de Administración
de Bienes y Contratación Administrativa.
l) Mantener actualizada la siguiente información:
1. Registro de Proveedores y de personas físicas y jurídicas
inhibidas para contratar con la Administración.
2. Catálogo de Mercancías y precios de referencia, que administra la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
La consulta y uso de dichos documentos serán de aplicación
obligatoria por parte de todas las Proveedurías Institucionales.
m) Elaborar y enviar a publicar en el Diario Oficial, el programa anual
de adquisiciones y sus modificaciones, del Ministerio correspondiente.
n) Llevar a cabo los procedimientos administrativos tendente a
establecer la existencia del incumplimiento contractual, determinar y cuantificar los
daños y perjuicios ocasionados y ordenar la ejecución de garantías, sí aún se
encuentran vigentes.
(AMPLIADO por artículo 3 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
Ficha articulo
Artículo 11.Estructura organizativa básica de las
Proveedurías Institucionales. La Proveeduría Institucional de cada Ministerio
deberá contar con un Proveedor Institucional, quien ejercerá las funciones de Jefatura y
cuyo nombramiento se hará conforme a los requisitos y reglas del Régimen del Servicio
Civil.
Cada Proveeduría Institucional tendrá como mínimo, las siguientes
unidades administrativas, con las funciones que luego se indicarán:
a) Programación y control
b) Contrataciones
c) Almacenamiento y Distribución, y
d) Comisión de Recomendación y Adjudicación.
Excepcionalmente por el volumen de operaciones y requerimientos de una
institución, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa podrá luego de un estudio previo, recomendar la utilización de una
estructura que no posea todas las unidades antes indicadas, siempre y cuando la
Proveeduría Institucional cumpla con la realización de las funciones que indica este
Reglamento.
(REFORMADO por artículo 4 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
Ficha articulo
Artículo 12.Jefatura. El Proveedor Institucional será el
superior jerárquico de cada Proveeduría Institucional, y le corresponderán, entre
otras, las siguientes funciones primordiales:
a) Programar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la ejecución
de las distintas acciones y unidades administrativas de su Proveeduría en los
procedimientos de contratación administrativa, almacenamiento y distribución de bienes
que interesen a su Ministerio.
b) Supervisar que tales acciones sean llevadas a cabo de acuerdo con el
ordenamiento jurídico.
c) Organizar, asignar y supervisar el trabajo del personal y unidades
administrativas bajo su cargo.
d) Velar porque las políticas y directrices vinculantes emitidas por
los niveles jerárquicos superiores o jerárquicos impropios se cumplan cabalmente.
e) Formar parte de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones,
con derecho a voz y voto.
f) Revisar la conformidad con el respectivo expediente, de la decisión
final que se adopte en cada procedimiento de contratación.
g) Dictar la resolución final de adjudicación, declaratoria de
deserción o de infructuosa, en los procedimientos de contratación administrativa de su
institución, y suscripción de las formalizaciones contractuales derivadas de dichos
procedimientos, en aquellos casos en que correspondiere dicho acto, ello en tanto estas
funciones le sean delegadas formalmente por el Ministro del ramo, siguiendo para ello las
disposiciones pertinentes de la Ley General de la Administración Pública.
(REFORMADO por artículo 5 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
h) Revisar y autorizar en el sistema automatizado de contratación
establecido al efecto, siempre y cuando esta función haya sido delegada, los pedidos
originados en adjudicaciones firmes, los cuales deberá firmar únicamente con
posterioridad a la aprobación en el mismo sistema automatizado, por parte de la
Dirección General de Presupuesto Nacional o de la persona en que ésta delegue dicha
función.
(REFORMADO por artículo 5 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
i) Preparar para la firma del Jerarca del Ministerio, las solicitudes
ante la Contraloría General de la República para la autorización de contrataciones
directas o para promover un procedimiento de contratación directa al amparo de los
artículos 2º, inciso h) de la Ley de Contratación Administrativa y 83 de su Reglamento
General, en los términos señalados por el Contralor General de la República en su
resolución de las ocho horas del 10 de febrero del 2000, publicada en La Gaceta Nº 34 de
17 de febrero del mismo año.
j) De conformidad con los supuestos estipulados en la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, resolver el recurso de objeción, de
revocatoria de la resoluciones de adjudicación si su emisión ha sido delegada por
el jerarca de la Institución-, para lo cual podrá ser apoyado por la Asesoría Jurídica
del respectivo Ministerio.
k) Preparar y remitir la información que exija el ordenamiento
jurídico en las materias propias de sus funciones, a los órganos internos o externos del
respectivo Ministerio.
l) Analizar y adoptar las medidas pertinentes en relación con las
recomendaciones técnicas que le formule la Unidad de Programación y Control, en punto a
la evaluación, ya sea total o parcial, del funcionamiento y operación de la Proveeduría
Institucional.
ñ) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas
internas del Ministerio, cuando así se requiera para que se tomen las acciones apropiadas
que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido
proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas,
resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones
administrativas, reclamaciones de orden civil o penal, etc.
m) Ordenar y enviar para su publicación en el Diario Oficial, los
diversos actos y documentos que sean necesarios, de acuerdo con la legislación vigente.
n) Cualquier otra función compatible con la naturaleza de las que le
son propias, asignadas por sus superiores o el ordenamiento jurídico.
En las ausencias temporales del Proveedor Institucional, asumirá sus
funciones el Subproveedor Institucional, con sus mismas atribuciones y funciones, si éste
cargo existiere en la estructura organizacional correspondiente. En su defecto, las
funciones del Proveedor Institucional serán asumidas durante sus ausencias, por el
funcionario que sea su superior jerárquico inmediato.
El Subproveedor Institucional deberá reunir los mismos requisitos y
rendir igual caución que el Proveedor Institucional.
Ficha articulo
Artículo 13.-Requisitos del Proveedor Institucional de cada Ministerio. Para ser nombrado en el cargo y ejercer las funciones de Proveedor Institucional se requiere:
a) Ser costarricense.
b) Ser ciudadano en ejercicio.
c) Ser mayor de veinticinco años de edad.
d) Contar con el grado de licenciatura en derecho, ciencias económicas o en una rama afín a juicio de la Dirección General del Servicio Civil, y que se encuentre debidamente incorporado al Colegio Profesional respectivo.
e) Tener al menos dos años de experiencia administrativa, incluyendo el manejo de personal.
f) Tener al menos un año de experiencia en contratación administrativa, o haber aprobado cursos de capacitación en dicha materia en la modalidad de aprovechamiento por un mínimo de cuarenta horas o en la modalidad de participación por un mínimo de sesenta horas.
g) Ser de reconocida honorabilidad y no encontrarse afecto por la prohibición establecida en el artículo 72 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428 de 7 de setiembre de 1994; y
h) Rendir garantía económica con cargo a su propio peculio, en favor del Estado, para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Las clases de garantía y su monto serán las que determinen las leyes y los reglamentos sobre el particular.
Ficha articulo
Artículo 14.Programación y Control. Funciones Generales.
Esta unidad administrativa será la encargada de ejecutar los denominados Subsistemas de
Normalización y de Control, que comprenden:
a) La definición y establecimiento de los patrones técnicos, las
condiciones generales, las especificaciones y los procedimientos para la adquisición de
los bienes, obras y servicios que el Ministerio requiera.
b) La clasificación para su debido y correcto almacenamiento
c) Dar seguimiento a los procedimientos de contratación.
(REFORMADO por artículo 6 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
d) (DEROGADO por artículo 6 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
e) Coordinar y analizar con los diferentes programas que conforman la
institución, la elaboración del programa de adquisiciones y sus modificaciones, a que se
refiere el artículo 6 de la Ley de Contratación Administrativa, para su debida
publicación.
(REFORMADO por artículo 6 del
Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de
noviembre de 2003.)
Ficha articulo
Artículo 15.Programación y Control. Funciones específicas.
Esta unidad administrativa tendrá, entre otras, acordes con su naturaleza, las siguientes
funciones en detalle:
a) Planificar y programar todas las contrataciones de interés del
Ministerio, estableciendo con precisión las condiciones generales, las especificaciones
técnicas y las normas de calidad correspondientes.
b) Mantener en coordinación con la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa, debidamente actualizado el
Registro de Proveedores de la Administración Central en todas las áreas de interés del
Ministerio, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 10 inciso l) de este reglamento.
(REFORMADO por artículo 7 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
c) Tener disponible y accesible a las demás unidades administrativas
de la Proveeduría Institucional, el Catálogo de mercancías de la Administración
Central y precios de referencia, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 10, inciso
l) de este reglamento.
(REFORMADO por artículo 7 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
d) Controlar y fiscalizar tanto la correcta utilización de los
procedimientos de contratación administrativa por parte de los funcionarios competentes,
como el correcto funcionamiento del Subsistema de Almacenamiento y Distribución de
Bienes.
e) Informar a la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa,
cuando se tuviere conocimiento de la existencia de personas físicas o jurídicas
afectadas por el régimen de prohibiciones con el fin de que ésta actualice sus
registros.
f) Realizar evaluaciones del funcionamiento y operación de la
Proveeduría Institucional y formular, al Proveedor Institucional, las recomendaciones que
al efecto estime pertinente, todo sin perjuicio de las funciones que le competen a la
unidad de Auditoría Interna del Ministerio.
g) Verificar la corrección de la orden de inicio dada en los
procedimientos de contratación, incluyendo el cumplimiento de los requisitos previos, lo
mismo que sobre los carteles de los diferentes procedimientos de contratación elaborados
por la unidad de Contrataciones, oferentes invitados cuando corresponda, fechas de
apertura de los concursos y sobre la determinación del procedimiento de contratación a
seguir según su naturaleza o monto.
h) Mantener controles sobre las contrataciones que se pacten y velar
porque éstas se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos.
i) Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el
ordenamiento jurídico.
Ficha articulo
Artículo 16.-Contrataciones. Funciones Generales. Será la unidad administrativa encargada de tramitar los diversos procedimientos de contratación administrativa necesarios para la adquisición de los bienes, obras y servicios requeridos por cada Ministerio, en los términos de calidad, cantidad, oportunidad y costo, establecidos tanto en el programa anual de contrataciones como en los programas de compras específicos elaborados por la Unidad de Programación y Control, todo de acuerdo con la legislación aplicable, manuales de procedimiento respectivos y las disponibilidades presupuestarias de cada Ministerio.
Ficha articulo
Artículo 17.Contrataciones. Funciones específicas.
A esta unidad administrativa le corresponderá, además, realizar las siguientes funciones
específicas, para lo cual se podrán crear las subdivisiones administrativas internas y
comisiones de apoyo que resulten necesarias:
a) Programar, dirigir y tramitar los procedimientos de contratación
administrativa.
b) Recibir, revisar y analizar todo tipo de documentos que amparen o
estén relacionados con la actividad de la Proveeduría Institucional y verificar conforme
al ordenamiento jurídico la modalidad de contratación que corresponda.
c) Elaborar, o adecuar los carteles o pliegos de condiciones que le
sometan a su consideración las dependencias requirentes de bienes y servicios, en los
distintos procedimientos de contratación administrativa, dándole la publicidad
necesaria, en los medios legalmente establecidos o en el Sistema electrónico de Compras
Gubernamentales Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas(*) y poner la información a disposición del público en general.
(REFORMADO por artículo 8 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
(*) (Modificada su denominación por el artículo 5° del
decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del 2013, "Crea Sistema
Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso
de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de
contratación administrativa", anteriormente indicaba
"CompraRed")
d) Llevar un control de los expedientes de cada contratación
administrativa y mantener un archivo para la custodia de los documentos recibidos y de los
expedientes de cada contratación.
e) Poner a disposición de todos los interesados un sistema de consulta
expedita y reproducción de documentos pertenecientes a los mismos.
f) Recibir, custodiar y dar seguimiento en cuanto a su vigencia, a los
documentos de garantía tanto de participación como de cumplimiento y de cualquier otra
índole, que presenten los participantes en los procedimientos de contratación
administrativa que promueva la Proveeduría Institucional. La custodia definitiva de
dichas garantías le corresponderá a la Tesorería o, en su defecto, a la Unidad
Financiera del Ministerio respectivo, previa remisión formal por la unidad de
Contrataciones.
g) Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de
contratación con base en los términos que contemple el cartel de licitación, y evaluar
las elegibles conforme al sistema y método previsto en aquél, sometiendo sus
conclusiones a la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
h) Remitir al órgano interno designado para tal efecto, la respectiva
documentación para que éste elabore el proyecto de formalización contractual cuando
ello corresponda, gestione su respectiva suscripción, así como la obtención del
refrendo del Órgano Contralor o la aprobación interna, según corresponda. En todo caso,
no podrá concurrir en un mismo órgano la confección de los proyectos de formalización
contractual y la Unidad Interna de Refrendos.
(REFORMADO por artículo 8 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.
i) Generar en el sistema automatizado de contratación, el documento de
ejecución presupuestaria denominado Pedido únicamente con posterioridad a que el
correspondiente acto de adjudicación adquiera firmeza.
(REFORMADO por artículo 8 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.
j) Coordinar sus funciones con las demás dependencias y unidades
administrativas de su Ministerio, del Ministerio de Hacienda y con las entidades externas
contraloras, fiscalizadoras y ejecutoras del gasto público.
k) Realizar todos los trámites requeridos para el pago de
contrataciones con proveedores radicados en el exterior, así como lo relativo a las
exenciones de impuestos que resulten aplicables y al desalmacenaje de las mercancías
correspondientes.
l) (DEROGADO por artículo 8 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.
m) Las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores
jerárquicos o el ordenamiento jurídico.
Ficha articulo
Artículo 18.-Almacenamiento y distribución. Funciones Generales: Esta unidad administrativa se encargará de recibir, verificar pedidos y existencias, registrar, custodiar, conservar y distribuir los bienes adquiridos por cada Ministerio, observando para ello las políticas, directrices, normas técnicas y procedimientos que al efecto le señalen sus superiores jerárquicos así como la Unidad de Programación y Control y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
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Artículo 19.Almacenamiento y distribución. Funciones
específicas Esta unidad administrativa en el desempeño de sus cometidos deberá:
a) Recibir y verificar en cada caso que los proveedores entreguen los
bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y cumplan con las respectivas
condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas acordadas. A dichos efectos
podrá obtener la asesoría y criterio técnico de las dependencias pertinentes del
Ministerio o de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa. De lo anterior deberá rendir un informe escrito a la Unidad de
Programación y Control para la incorporación de la información respectiva en el
Registro de Proveedores, y al Proveedor Institucional para la coordinación de la toma de
las decisiones sancionatorias o resarcitorias que procedan en derecho, en el supuesto de
incumplimientos de los contratistas, previa observancia del debido proceso en cada caso,
por quien corresponda.
b) Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de
seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes
adquiridos por el Ministerio a través de los diferentes procedimientos de contratación
administrativa.
c) Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno
y en óptimas condiciones de traslado, los bienes señalados en el párrafo anterior. En
acatamiento a lo establecido en el Reglamento de Administración de Bienes emitido por la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativas.
d) (DEROGADO por artículo 9 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19
de agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
e) Elaborar informes periódicos del Inventario de bienes del
Ministerio respectivo para su remisión a la Dirección General de Administración de
Bienes y Contratación Administrativa.
f) Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el
ordenamiento jurídico.
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Artículo 20.Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
Creación e Integración. En todas las Proveedurías Institucionales existirá, con
carácter de apoyo, una Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, integrada por el
Proveedor Institucional, el titular del programa solicitante o el representante que él
designe, y un Asesor Legal de la Proveeduría Institucional o designado por el jerarca al
efecto. La ausencia temporal del Proveedor Institucional será suplida por el Subproveedor
o Encargado de Compra. El analista de la contratación podrá participar en la Comisión
con voz pero sin voto.
Cuando por la naturaleza de la contratación se requiera asesoría
técnica, a instancia del Proveedor Institucional, podrán participar otros funcionarios
del Ministerio u otras instancias, en cuyo caso actuarán con voz pero sin voto. Los
criterios que emitan estos asesores, no son vinculantes para la Comisión, pero para
apartarse de estos, deberán fundamentarse ampliamente las razones para ello, asumiendo en
tal caso la total y plena responsabilidad de dicho acto.
(REFORMADO por artículo 10 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
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Artículo 21.Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
Funciones. La Comisión de Recomendación de Adjudicaciones deberá emitir
recomendaciones de adjudicación, o de declaratoria de deserción, en los procedimientos
ordinarios de contratación administrativa. En los procedimientos de contratación directa
la Comisión deberá emitir recomendación cuando por la complejidad del bien, servicio u
obra lo requiera; caso contrario, a juicio del Proveedor Institucional, solicitar o no
criterio técnico a la unidad que ha requerido la contratación, con el fin de preparar la
resolución de adjudicación.
(REFORMADO por artículo 11 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
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Artículo 22.Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
Fundamentación de sus actos. Las recomendaciones que emita dicha Comisión se
fundamentarán en el informe técnico que rinda la Unidad Administrativa solicitante, así
como en el informe que rinda el analista del procedimiento. Estos deberán respetar los
parámetros suministrados por el cartel y, de manera especial, el sistema de valoración y
comparación de ofertas, con sus factores a considerar, el grado de importancia de cada
uno de ellos en la comparación global y el método para valorar y comparar las ofertas en
relación con cada factor, valorando en todo caso el criterio técnico que debe emitir por
escrito la unidad solicitante.
En el supuesto que la recomendación sea la declaratoria de deserción
del procedimiento respectivo, igualmente habrá de ser ampliamente fundamentada dicha
decisión en dichos informes.
(REFORMADO por artículo 12 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
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Artículo 23.Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
Quórum y carácter no vinculante de sus decisiones. El quórum para sesionar será con la
totalidad de sus miembros y sus decisiones se tomarán por simple mayoría.
El Proveedor Institucional del Ministerio respectivo, o quién le
represente durante sus ausencias, será quien presida las reuniones de la Comisión.
Las recomendaciones que emita dicha Comisión no serán vinculantes,
por su naturaleza asesora, pero para apartarse de ellas el órgano competente para
adjudicar deberá fundamentar ampliamente las razones por las que no acepta la respectiva
recomendación, asumiendo en tal caso total y plena responsabilidad de dicho acto.
(REFORMADO por artículo 23 del Decreto Ejecutivo No 31483 de 19 de
agosto de 2003, publicado en La Gaceta No 230 de 28 de noviembre de 2003.)
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CAPÍTULO III
Disposiciones finales
Artículo 24.-Obligada colaboración. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de las Proveedurías Institucionales, todas las demás unidades administrativas del Ministerio de tipo técnico, jurídico, contable, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindarle asistencia en el cumplimiento de sus cometidos.
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Artículo 25.-De la Utilización de Manuales de Procedimientos. Las proveedurías institucionales deberán utilizar los manuales de procedimientos que les proporcione la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y su personal se ajustará en forma rigurosa a las normas que contengan dichos Manuales. Los procedimientos contenidos en dichos Manuales no podrán ser variados o modificados en forma alguna por las Proveedurías Institucionales si, de previo, no cuentan con la aprobación de aquella Dirección.
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Artículo 26.-De la Creación de otras Proveedurías Institucionales dentro de un mismo Ministerio. Cada Ministerio contará con una única proveeduría Institucional.
En caso de que por el volumen de operaciones o la organización territorial lo hagan necesario, mediante resolución, el Jerarca motivará ante la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, la necesidad de crear otra u otras proveedurías institucionales.
Corresponderá a la Dirección General el estudio de dicha resolución, a fin de determinar mediante una resolución razonada la procedencia o no de la creación de la misma. Con la aprobación de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, mediante Decreto Ejecutivo, se creará la Proveeduría Institucional respectiva.
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Artículo 27.-Recursos. En materia de recursos contra las decisiones de adjudicación que se adopten en los procedimientos de contratación administrativa que tramiten las Proveedurías Institucionales, serán aplicables las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento General; para tales efectos, se entenderá que compete a dichas Proveedurías el conocimiento de los recursos cuando en dichos cuerpos normativos se refieren al órgano que tramita el procedimiento.
Las Proveedurías Institucionales coadyuvarán en el seguimiento que se requiera a fin de que los recursos que se interpongan sean resueltos, por quien corresponda, dentro de los plazos establecidos y de conformidad con el ordenamiento jurídico.
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Artículo 28.-De las Derogatorias. Se deroga el Decreto Nº 28656-H de 8 de mayo del dos mil, publicado en La Gaceta Nº 104 de 31 de mayo del dos mil y cualquier otra disposición reglamentaria que se le oponga.
Las Proveedurías Institucionales ya creadas y constituidas al momento de entrar en vigencia este Reglamento, se continuarán rigiendo por las disposiciones del presente Decreto.
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Artículo 29.-Vigencia. El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.
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Artículo 30.- (NOTA
DE SINALEVI: en la publicación de ese reglamento
no se consigna el artículo N° 30, al exigir el
sistema una numeración continua, se ha creado el mismo pero sin texto).
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CAPÍTULO IV
Disposiciones transitorias
Artículo
31.-Procedimientos de contratación en trámite.
Los procedimientos de contratación administrativos que a la fecha de
publicación del presente reglamento se encontraren en trámite ante
la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativa serán trasladados
junto con sus expedientes y garantías en el estado en que se encuentren al
respectivo Ministerio para su conclusión.
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Artículo
32.-Prórroga y ejecución de garantías. En el
supuesto previsto en el artículo anterior,
la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativa deberá solicitar que
las prórrogas de las garantías de participación y cumplimiento que estuvieren
por vencer y que pertenezcan a contrataciones de un Ministerio de Gobierno, se
rindan a favor de este último, y procederá luego a remitirlas a
la Proveeduría Institucional
respectiva para su custodia y fines legales pertinentes.
Para
hacer el traslado efectivo de las garantías, cada Ministerio deberá efectuar la
apertura de las cuentas bancarias que considere necesarias y hacerlas del
conocimiento de la
Dirección.
En
casos de incumplimiento contractual en que se requiera la ejecución de las
garantías y las mismas se encuentren a nombre de
la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativas; el Ministerio
correspondiente bajo su responsabilidad deberá emitir la resolución que ordene
la ejecución de la misma y remitirla con el tiempo necesario a esta Dirección,
para hacer las gestiones pertinentes del cobro ante los respectivos Banco.
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Fecha de generación: 23/2/2024 01:07:47
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