Artículo 2º-Objeto: El Reglamento tiene como objetivo regular el préstamo, el uso y el control de los aparatos y equipos a favor de los beneficiarios para facilitar el mejor desempeño de sus funciones. En las acciones de asignación, uso y control privarán los principios de una sana administración, tales como eficiencia, razonabilidad, proporcionalidad y previsión.

CAPÍTULO II

Préstamo

Artículo 3º-Asignación. La asignación de los aparatos y equipos será competencia del Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, del Viceministro de Planificación Nacional y Política Económica, del director ejecutivo o de las personas que sean debidamente encargadas.

Artículo 4º-Préstamo: Los aparatos y equipos asignados serán prestados única y exclusivamente a los beneficiarios. Los aparatos y equipos no podrán ser prestados a funcionarios de MIDEPLAN que se encuentren prestando servicios en otros órganos, entes o empresas públicas.

Artículo 5º-Motivo: El préstamo de los aparatos y equipos son actos administrativos que deben ser debidamente justificados con ocasión de las funciones que desempeñan los beneficiarios. el préstamo de los aparatos y equipos a favor de los beneficiarios es a título gratuito y precario y no se considerará parte del salario ni pago de emolumento alguno.

Artículo 6º-Formalización: El préstamo de los aparatos y equipos deberá formalizarse mediante convenios entre MIDEPLAN y los beneficiarios, siempre y cuando el préstamo concedido sea por un plazo de un mes o más. El Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, el Viceministro de Planificación Nacional y Política Económica y el director ejecutivo serán competentes para suscribir los convenios por parte de MIDEPLAN.

Artículo 7º-Boleta de préstamo: Se emitirá una boleta cuando el préstamo de los aparatos y equipos sea por un plazo menor de un mes. La boleta de préstamo será suscrita por los beneficiarios y el Director Ejecutivo o la persona que haya sido encargada por ésta. Las boletas de préstamo deberán conformar una bitácora debidamente ordenada que estará a cargo del director ejecutivo o la persona que haya sido encargada por éste.

Artículo 8º-Aditamentos y accesorios: El préstamo de los aparatos y equipos puede comprender los aditamentos y los accesorios de ellos. Los convenios o las boletas de préstamo deberán describir cuáles aditamentos y accesorios se incluyen en el préstamo.

Artículo 9º-Registros: La proveeduría institucional llevará registros donde se describan los aparatos y equipos y todos los movimientos relacionados con sus préstamos.

Artículo 10.-Entrega y devolución: La entrega y la devolución de los aparatos y equipos prestados será competencia de la proveeduría institucional que deberá comprobar ante los beneficiarios el estado de conservación, utilidad y operación de los aparatos y equipos.

Artículo 11.-De la cesación del préstamo: El préstamo de los aparatos y equipos cesará: a) por orden de MIDEPLAN; b) por el vencimiento del plazo establecido para el préstamo; c) cuando los beneficiarios fuesen cesados, trasladados o removidos de su cargos; d) cuando finalicen las circunstancias que motivaron el préstamo; y e) cuando sobrevengan motivos de incumplimiento.

Artículo 12.-Efectos devolutivos: El cese del préstamo originará la devolución inmediata de los aparatos y equipos, con inclusión de los aditamentos y accesorios, por parte de los beneficiarios. Será inmediata aquella devolución practicada dentro de los dos días hábiles siguientes a la comunicación respectiva o a la conclusión de plazo fijado. La proveeduría institucional deberá levantar un acta especial de los actos de devolución cuando encuentre daños en el estado de conservación, utilidad y operación de los aparatos y equipos. No se considerarán daños los efectos causados por el uso normal y constante de los aparatos y equipos. El acta especial donde consten los daños encontrados será trasladada a la dirección ejecutiva para que analice las posibles medidas disciplinarias y de responsabilidad civil que correspondan.

CAPÍTULO III

Uso

Artículo 13.-Uso: Los beneficiarios sólo podrán hacer uso de los aparatos y equipos por motivo de las funciones que desempeñan para MIDEPLAN bajo criterios de razonabilidad y proporcionabilidad y por consiguiente no podrán hacer un uso de ellos para atender intereses personales o particulares. Los beneficiarios no podrán hacer uso de los aparatos y equipos en períodos de licencias, incapacidades médicas, vacaciones o suspensiones, salvo casos excepcionales donde aún en presencia de esas circunstancias los beneficiarios deban realizar algunas gestiones relacionadas con sus funciones. Los beneficiarios deberán comunicar a la proveeduría institucional el advenimiento de las circunstancias referidas para que ésta disponga lo que estime conveniente, con inclusión de la posible devolución temporal o definitiva de los aparatos y equipos prestados.

Artículo 14.-Prohibiciones: Los beneficiarios no podrán hacer uso de los aparatos y equipos para: a) Modificar, sustituir o suprimir la configuración, las condiciones, las propiedades, los atributos, los aditamentos o accesorios y demás componentes de los aparatos y equipos prestados; y b) Ceder, prestar o de cualquier otra manera facilitar el uso de los aparatos y equipos a favor de terceras personas.

Artículo 15.-Custodia y conservación: Los beneficiarios a quienes se les hayan asignado aparatos y equipos serán responsables de su custodia y conservación. Los beneficiarios deberán avisar de inmediato y comunicar detalladamente ante la proveeduría institucional cualquier defecto o irregularidad que sobrevenga en los aparatos y equipos prestados, así como cualquier situación de pérdida o extravío.

Artículo 16.-Proveedor de Servicios TIC: El director ejecutivo será encargado de coordinar con la proveeduría institucional la realización de todos los trámites relacionados con la instalación, conexión, desconexión, programación, reprogramación y similares respecto de los aparatos y equipos que deban operar por medio de un proveedor de servicios de tecnologías de información y comunicación.

Artículo 17.-Tarifas por Servicios TIC: Las tarifas por concepto de los servicios TIC que sean autorizados y aplicados a los aparatos y equipos prestados podrán ser canceladas por MIDEPLAN, conforme las condiciones que se establezcan en los convenios. La dirección ejecutiva emitirá resoluciones semestrales donde defina los montos que serán admitidos como tarifas básicas, excedentes, servicios especiales, servicios adicionales y cualquier otra modalidad que se utilice para identificar los montos y las tarifas que serán cubiertas por MIDEPLAN. Los montos de las tarifas que no sean autorizados por MIDEPLAN y que correspondan a servicios que hayan disfrutado los beneficiarios de los aparatos y equipos prestados, serán cancelados por estos.

Artículo 18.-Información sobre cobro de tarifas: MIDEPLAN podrá disponer discrecionalmente de toda la información relacionada con el cobro de tarifas por servicios TIC que sean aplicados a los aparatos y equipos prestados.

CAPÍTULO IV

Control

Artículo 19.-Control y supervisión: La proveeduría institucional será encargada de las labores de control sobre los préstamos de los aparatos y equipos. La Unidad Financiero-Contable de MIDEPLAN será encargada de las labores de control del gasto de los servicios TIC que sean aplicados a los aparatos y equipos prestados. La dirección ejecutiva será encargada de las labores de supervisión sobre los préstamos de los aparatos y equipos.

Artículo 20.-Revisiones periódicas: La proveeduría institucional realizará revisiones periódicas de los aparatos y equipos prestados, con el objeto de verificar su estado de conservación y uso. Los beneficiarios deberán atender cuidadosamente las instrucciones que la proveeduría institucional disponga en ejercicio de sus funciones.

Artículo 21.-Mantenimiento normal: Cuando los beneficiarios demuestren que han aplicado correctamente medidas de custodia y conservación de los aparatos y equipos prestados y sobrevengan necesidades de practicarles acciones de mantenimiento preventivo y correctivo, la proveeduría institucional se encargará de atender las diligencias que correspondan.

Artículo 22.-Mantenimiento por negligencia: Cuando los beneficiarios sean negligentes y no logren demostrar que han aplicado correctamente medidas de custodia y conservación de los aparatos y equipos prestados, deberán realizar y cubrir los costos de las reparaciones de las averías que se hayan ocasionado así como las demás acciones de mantenimiento preventivo y correctivo que sean necesarias. La proveeduría institucional verificará la correcta reparación de los aparatos y equipos y documentará la información correspondiente, la cual remitirá ante la dirección ejecutiva para que analice y disponga las medidas que correspondan.

Artículo 23.-Sustitución normal: Cuando los beneficiarios demuestren que han aplicado correctamente medidas de custodia y conservación de los aparatos y equipos prestados y sobrevenga su pérdida o extravío, la proveeduría institucional documentará la información correspondiente y la remitirá ante la dirección ejecutiva para que analice y disponga las posibles medidas de sustitución que correspondan.

Artículo 24.-Sustitución por negligencia: Cuando los beneficiarios sean negligentes y no logren demostrar que han aplicado correctamente medidas de custodia y conservación de los aparatos y equipos prestados, deberán sustituirlos en caso de pérdida o extravío por otros de la misma calidad y condición, con cargo a su propio peculio. La proveeduría institucional verificará la correcta sustitución de los aparatos y equipos y documentará la información correspondiente, la cual remitirá ante la dirección ejecutiva para que analice y disponga las medidas que correspondan.

Artículo 25.-Denuncias: Cuando sobrevengan casos de robo, hurto o daños sobre los aparatos y equipos, corresponderá al director ejecutivo denunciar los hechos ante las autoridades jurisdiccionales que correspondan. Los beneficiarios de los aparatos y equipos robados, hurtados o dañados coadyuvarán en todo lo que se requiera.

Artículo 26.-No pago de tarifas: El no pago oportuno por parte de los beneficiarios de los montos de las tarifas de los servicios TIC que no sean autorizados por MIDEPLAN, será considerado como incumplimiento grave del convenio y originará de inmediato la cesación del préstamo acordado. La Unidad Financiero-Contable de MIDEPLAN documentará la información correspondiente y la remitirá ante la dirección ejecutiva para que analice las posibles medidas disciplinarias y de responsabilidad civil que correspondan.

Artículo 27.-Incumplimiento: Cuando por cualquier medio se tengan evidencias de incumplimientos por parte de los beneficiarios respecto del préstamo y uso de los aparatos y equipos, la proveeduría institucional documentará la información correspondiente y la remitirá ante la dirección ejecutiva para que analice las posibles medidas disciplinarias y de responsabilidad civil, así como las denuncias penales que correspondan. Los incumplimientos graves originarán la cesación del préstamo convenido y la resolución del convenio.

Artículo 28.-Rescisión: El convenio podrá ser rescindido en cualquier momento por acuerdo de las partes. MIDEPLAN podrá rescindir unilateralmente el convenio cuando por cualquier circunstancia desaparezca el motivo que justificó el préstamo o cuando proceda a una reasignación de los aparatos y equipos y, en general, por cualquiera de las causales por las que la legislación de contratación administrativa autoriza la rescisión unilateral contractual. Las medidas de rescisión unilateral no originarán pago alguno por concepto de indemnización.

CAPÍTULO V

Otras disposiciones

Artículo 29.-Convenios: Los beneficiarios deberán suscribir un convenio para la asignación y uso de los aparatos y equipos prestados. Los convenios serán elaborados y archivados en la Unidad de Asesoría Jurídica de MIDEPLAN. Los convenios deberán contener:

a) Descripción de las partes.

b) Decisión de asignación de los aparatos y equipos, con indicación de los motivos que la justifican.

c) La indicación de que el préstamo de los aparatos y equipos es a título gratuito y precario, no considerándose parte del salario ni beneficio personal de los beneficiarios ni ningún otro tipo de emolumento.

d) Descripción de los aparatos y equipos que son objeto de préstamo, con su estimación pecuniaria.

e) Descripción de los aditamentos y accesorios que acompañen el préstamo de los aparatos y equipos, con su estimación pecuniaria.

f)  Descripción del uso que deberá darse a los aparatos y equipos.

g) Obligaciones del beneficiario, con inclusión de las medidas de mantenimiento, reparación y sustitución que correspondan.

h) Prohibiciones y restricciones en el uso de los aparatos y equipos.

i)  Pagos de los servicios TIC, con descripción de aquellos que corresponden a MIDEPLAN y los que correspondan al beneficiario.

j)  Sujeción a las medidas de control de MIDEPLAN.

k) Motivos de rescisión o de resolución.

l)  Causales de responsabilidad disciplinaria y de responsabilidad civil.

m)    Plazo de vigencia del convenio.

n) Estimación del convenio.

o) Fecha de emisión.

p) Firmas de las partes.

Artículo 30.-Sanciones: Los incumplimientos de las disposiciones contenidas en este Reglamento se considerarán como faltas por parte de los beneficiarios que podrán originar sanciones disciplinarias y civiles conforme se demuestre su gravedad y con fundamento en las regulaciones generales establecidas en las normas de empleo público de MIDEPLAN, sin perjuicio de cualquier otro tipo de responsabilidades que conforme el ordenamiento jurídico le sean aplicables.

Artículo 31.-Vigencia: Rige a partir de la publicación.

Transitorio Único.-La dirección ejecutiva y la proveeduría institucional, una vez que el presente Reglamento entre en vigencia, revisarán los préstamos otorgados de los aparatos y equipos con el propósito de adecuarlos y ajustarlos a las disposiciones establecidas en este Reglamento, para lo cual dispondrán de un plazo de dos meses.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, 27 de mayo del 2009.